เริ่มจากเอกสารที่ต้องใส่
แจ้งขนาดเอกสาร จำนวนแผ่นโดยประมาณ และลักษณะการจัดเก็บ เช่น แฟ้ม Portfolio ปกเอกสาร หรือปกใส่เกียรติบัตร หากต้องใส่ซองใสหรือวัสดุแทรก ให้แจ้งด้วย เพราะพื้นที่ที่ต้องใช้ไม่ได้เท่ากับขนาดกระดาษอย่างเดียว
ตรวจขนาดและการใช้งาน
พิจารณาว่าเอกสารต้องถูกยึดด้วยอะไร เปิดดูอย่างไร และต้องมีช่องใส่ด้านในกี่ตำแหน่ง สำหรับงานที่ต้องนำเสนอ ให้ตรวจว่าข้อความสำคัญหรือขอบเอกสารไม่ถูกบังเมื่อใส่ในปกจริง
งานพิมพ์ตราและลักษณะผิว
ส่งตราและตำแหน่งพิมพ์ พร้อมระบุสีหรือชิ้นงานตัวอย่าง หากต้องการลักษณะสีทอง ให้ถามวิธีทำและวัสดุที่เสนอ อย่าใช้คำว่า “สีทอง” แทนคำยืนยันว่าเป็นเทคนิคชนิดใด
อนุมัติจากแบบและตัวอย่างที่ตรงรุ่น
ตรวจขนาดปิด–เปิด จุดพับ สัน และช่องยึดเอกสาร ใช้ชื่อรุ่นเดียวกันในแบบ ใบเสนอราคา และรายการส่งมอบ เพื่อให้ตรวจรับได้โดยเทียบสเปก ไม่ต้องอาศัยความจำจากภาพตัวอย่าง